Lastniki spletnih trgovin veliko svojega časa namenjajo urejanju vsebine znotraj nadzorne plošče. Poleg predstavitve lastne ponudbe je zelo pomemben dejavnik tudi vodenje prodaje, od samega začetka procesa nakupa do prevzema naročenega blaga. Zato je treba redno spremljati prejeta naročila, upravljati zalogo artiklov, obveščati stranke o statusu njihovih naročil, izdajati račune ter odpremiti naročeno blago. Ko našteta opravila presežejo funkcionalnosti spletne trgovine ali preprosto ne zadostijo zakonodaji, se pojavi potreba po integraciji računovodskega programa v sam proces spletne trgovine.
Ponudba računovodskih programov je ogromna (Vasco, Pantheon, SAOP, OpPIS, Birokrat, Microsoft Dynamics Nav – več o sinhronizaciji z magento, …). Odločitev, katerega od računovodskih programov boste uporabili, je odvisna od vaših potreb.
Ker veliko naših strank uporablja računovodski program Vasco, vam bomo predstavili sinhronizacijo spletne trgovine Magento s tem programom. Hkrati pa je tudi njihova prilagodljivost ter podpora strankam in razvijalcem odlična in na visoki ravni. Na dokaj podoben način je mogoče rešiti tudi sinhronizacije ostalih sistemov z drugimi računovodskimi programi.
Vzpostavitev sinhronizacije
Za sinhronizacijo je treba določene zadeve spremeniti tako znotraj računovodskega programa kot na sami spletni trgovini. Osnova za vzpostavitev sinhronizacije je zakup ustreznega programa (Vasco produkti). Več o tem, kateri program potrebujete sledi v nadaljevanju. Lahko pa nas tudi pokličete ali se obrnite neposredno na Vasco podporo (tel: (04) 27-91-200).
Vsekakor ne gre za enostaven poseg, saj se poslovna logika od podjetja do podjetja zelo razlikuje, za kar gre velika »krivda« tudi programu Vasco, saj to omogoča (s svojo prilagodljivostjo, modularnostjo …). Posledično tudi sinhronizacija ni rešena v trenutku, ampak je zelo odvisna od poslovne logike v ozadju.
Kakšen je razpon med enostavno in bolj zapleteno sinhronizacijo, je najlažje predstaviti na nivoju cen artiklov. Nekatere spletne trgovine prodajajo artikle po enotni ceni za vse stranke. Torej zadostuje, da za posamezen artikel hranijo le osnovno ter morebitno znižano ceno. Spet drugi omogočajo različno ceno glede na skupino strank oz. partnerjev preko več nivojev cen ali celo preko nastavljanja rabatov, ki so lahko dodatno vezani še na določeno skupino artiklov.
Gre torej za ogromno različnih možnostih, kako izračunati končno ceno artikla za posamezno stranko, zato lahko že navidezno enostavna funkcionalnost vzame nepričakovano veliko časa.
Kaj je mogoče sinhronizirati?
Najbolj pogosta povezava med spletno trgovino in računovodskim programom je vzpostavljena na nivoju artiklov, nivoju strank (oz. partnerjev) ter naročil (ali dobavnic).
Artikli
Gre za zelo široko področje, kaj vse je mogoče sinhronizirati na nivoju artiklov. Najbolj enostavno je urediti sinhronizacijo zaloge artiklov. Potrebujemo le podatek je na zalogi / ni na zalogi ter dejanska količina, ki je na voljo. Poleg zaloge lahko omenimo še sinhronizacijo atributov, kategorij, slik in cen artiklov, ki se včasih izračunajo s prepletanjem podatkov o posameznem partnerju. Gre torej za vnos, brisanje ali zgolj redno posodabljanje artiklov.
Partnerji
Prepletanje s cenami artiklov smo že omenili, poleg tega pa gre tu tudi za sinhronizacijo osnovnih podatkov o partnerjih, kot so naziv, davčna številka, naslov, lahko pa tudi plačilnih pogojev, rokov plačila, kreditnih limitov ter še in še.
Naročila / dobavnice
Ko je nekdo na spletni trgovini opravil nakup, ste do sedaj verjetno ročno prenašali (prepisovali) naročila v vaš računovodski program. To je zelo zamudno, poleg tega pa je tudi možnost, da pride do napake pri prepisovanju velika. Zato je smiselno, da se uredi samodejno prenašanje naročil iz Magento trgovine v računovodski program, v trenutku, ko pride do novega naročila. Poleg tega lahko po spremembi statusa naročila v računovodskem programu posodobimo tudi status naročila v Magento trgovini in hkrati obvestimo stranko o spremembi.
Nekdo drug bi mogoče namesto naročil raje sinhroniziral dobavnice. V tem primeru je treba urediti, da se prenesejo v računovodski program šele takrat, ko imajo naročila v spletni trgovini ustrezen status (npr. ko so zaključena oz. odpremljena).
Če se odločite za neposredno povezavo s podatkovno bazo Vasco, je treba zagotoviti oddaljen dostop do strežnika, kjer se nahaja podatkovna baza programa Vasco. Poleg tega je treba na strežnik, kjer gostuje Magento spletna trgovina, namestiti ustrezno verzijo Firebird-a ter urediti pravice za pisanje v bazo Vasco. Na tem mestu velja poudariti prednost tega načina, saj je, za razliko od prej opisanega, sinhronizacija mogoča v realnem času (v poljubno izbranem terminu in ne le ob določenih časovnih intervalih).
Kako izbrati ustrezen način sinhronizacije? Tu ni enostavnega pravila, lahko pa bi rekli, da enostavne sinhronizacije brez težav rešimo s pomočjo izmenjave datotek, za bolj zapletene z veliko prilagoditvami, pa je vse skupaj bolje realizirati preko neposredne povezave s podatkovno bazo.
Najbolj pogosta vprašanja
Da vam bodo zadeve še bolj jasne, smo Vasco ekipi zastavili nekaj najbolj pogostih vprašanj. Spodaj prilagamo njihove odgovore.
- Kje si lahko najlažje ogledamo, kako izgleda delovno okolje v programu Vasco?
Povezava med spletno trgovino in programi Vasco je mogoča le preko aplikacij Fakturiranje, Fakturiranje LT in Fakturiranje S. Preko Vasco.web ta povezava ni mogoča. Programe Fakturiranje brezplačno predstavimo potencialnim strankam, jim namestimo programe na računalnik, na voljo pa imajo tudi 1 mesec brezplačnega testiranja. Stranka poleg testne namestitve dobi tudi pisna navodila.
- Kako postanemo vaši naročniki?
Za povezavo s spletno trgovino obstajata v programu Fakturiranje (LT, S …) dva modula.
1. Modul za izvoz podatkov v spletno trgovino
(8,00 €/mesečno)
Modul je nastavljiv po dogovoru z vzdrževalcem programov Vasco, uporabnikom programa in programerjem spletne trgovine. V meniju 6.I.2 nastavimo enega ali več SQL ukazov, ki zbere potrebne podatke, jih združi v xml datoteko in odloži na predvideni lokaciji (mapa, FTP strežnik,…).
Katere podatke zbiramo in shranjujemo v xml datoteko, je stvar dogovora, načeloma pa se zapisujejo podatki artiklov, ki so označeni za prenos v spletno trgovino (šifra, naziv, naziv2, stopnja ddv, skupina, prodajna cena, razni opisi, zaloga …), stranke (šifra, naziv, naslov, pošta, rabatni pogoji …) in podšifranti, če so potrebni (šifrant barv, velikosti, skupin, rabatov …).
Primer vsebine izvozne xml datoteke za en artikel:
4560506
TESTNI ARTIKEL
KOM
22%
14,50
Zaščitno sredstvo. Varuje pred vodo in UV žarki.
3
Izvoz xml datoteke se lahko požene ročno preko gumba »Izvedi opravilo« v meniju 6.I.2, lahko pa se preko Windows programa Task Scheduler nastavi tudi periodična izvedba večkrat na dan.
Alternativa izvažanju podatkov v xml datoteko je, da se izvajalec spletne trgovine neposredno poveže z bazo vasco.fdb in sam bere podatke artiklov, ki jih potrebuje. Bere se s klasičnimi SQL ukazi (SELECT …), Vasco sporoči izvajalcu, v katerih tabelah imajo potrebne podatke. Večina se jih nahaja v tabelah FA_ARTIKEL, FA_ZALOGA in PARTNER.
2. Modul za uvoz naročil, dobavnic, računov, predračunov in prevzemnic iz spletne trgovine v Faw
(390,00 € + 3 ure za nastavitve. 22,00 €/mesečno)
V Fakturiranje je mogoče uvažati omenjene dokumente, če so prej pravilno pripravljeni v xml datoteki. Trgovina mora dokument odlagati na predvidenem mestu (mapa ali FTP strežnik), Fakturiranje pa na ukaz ali periodično preko Task Schedulerja bere datoteko in vsebino uvozi v Faw vmesne tabele. Iz vmesnih tabel se končni dokumenti skreirajo na ukaz ali avtomatsko, odvisno od nastavitev.
Poleg uvoza dokumentov omogočamo tudi kreiranje neobstoječih partnerjev in artiklov v šifrantu. Seveda mora v tem primeru spletna trgovina poslati dovolj podatkov, ki so potrebni za pravilno kreiranje partnerja ali artikla.
Povezava s spletno trgovino je odvisna od mnogih parametrov in potreb, zato je vsaka izvedba zgodba zase.
- Kateri Vasco paket potrebujemo za sinhronizacijo s spletno trgovino?
Spletno trgovino je mogoče povezati z naslednjimi paketi: Fakturiranje, Faktuiranje LT in Fakturiranje S. Stranke največ uporabljajo prva dva paketa.
- Imamo problem. V Vasco bazi še ne obstajajo partnerji ter artikli. Lahko kljub temu uvažamo naročila ali dobavnice? Bo Vasco sam dodal ustrezne vnose, če še ne obstajajo?
Preko modula za uvoz dokumentov iz spletne trgovine v Fakturiranje je mogoče nastaviti tudi kreiranje neobstoječih partnerjev in artiklov. Ob tem mora trgovina izvoziti več podatkov kot običajno, saj so nekateri podatki nujni za pravilno kreiranje podatka v šifrantu. Na splošno priporočamo, da se sinhronizacija in vnos artiklov uredita najprej v programu Vasco, potem pa še v spletni trgovini, saj lahko neposredno v Vasco vnesete neprimerno več podatkov, ki vam koristijo pri vsakdanjem delu, se jih pa ne da polniti iz spletne trgovine.
Zaključek
Zgoraj podane informacije vam bodo zagotovo v pomoč pri procesu integracije spletne trgovine in računovodskega sistema. Zaradi različnih poslovnih logik v ozdaju pa bomo morali združiti moči še z Vasco podporo.
Smo vas prepričali, da bi z integracijo lahko privarčevali veliko časa in ste pripravljeni, da skupaj zavihamo rokave pri vašem projektu?
