Implementacija sistema Pimcore za obvladovanje informacij

Nejc Popit16.10.202410 minSpletne strani

Podjetje Olma se ponaša s kar 77-letno tradicijo in je znano po širokem naboru industrijskih maziv, maziv za vozila in različnih aditivov, kot je AdBlue (aditivi za hladilno mazalna sredstva (HMS), aditivi za kalilna olja …). Tradicionalna dejavnost podjetja obsega razvoj, proizvodnjo, trženje in servisiranje vseh vrst maziv ter svetovanje uporabnikom glede njihove pravilne uporabe.

Olmina prodaja maziv je usmerjena na trg Jugovzhodne Evrope. Podjetje s kakovostnimi izdelki in strokovnimi storitvami zagotavlja celovito oskrbo uporabnikov maziv. V Sloveniji pokriva več kot 43% delež trga maziv.

Izziv

Z rastjo podjetja se je na Olmi povečalo število vzorcev, produktov in blagovnih znamk, s tem pa tudi število dokumentov, ki jih zaposleni vzdržujejo in posodabljajo. Hkrati se je povečalo število programov, ki jih različni oddelki dnevno uporabljajo za različne namene. Dopolnitve oziroma spremembe dokumentov se je urejalo na številnih mestih. To je pomenilo, da je bilo treba ročno poiskati zadnje različice Word ali Excel dokumentov, kar je bil izjemno časovno potraten in nepregleden proces.

Ti dokumenti, ki vsebujejo ključne podatke o izdelkih, so bili bistvenega pomena za učinkovito delovanje različnih oddelkov. Kadar ni bilo jasnega, centraliziranega vira teh informacij, je prišlo do napak, zamud in težav pri ohranjanju doslednosti med različnimi kanali in oddelki. Zato je postala nujna potreba po rešitvi, ki bi omogočila enostavno upravljanje produktnih informacij na enem mestu in s tem izboljšala učinkovitost ter natančnost podatkov.

Omenjeni dokumenti so služili kot vir informacij za različne podatke o izdelkih, tehnični liste, kataloge … Zgodilo se je, da so bile informacije na tehničnem listu drugačne kot v prodajnem katalogu.

Cilj

Glavni cilj projekta je bil optimizirati delovne procese in odpraviti ozka grla pri procesu obogatitve podatkov. Pred implementacijo sistema Pimcore je podjetje podatke o produktih pridobivalo iz več virov, med katere spadajo:

ERP sistem,
kemijsko zakonodajni sistem,
Excel dokumenti,
Word dokumenti,
dokumenti dobaviteljev,
razni interni dokumenti in
marketinški materiali (slike, videoposnetki …).

Med podatke o produktih spadajo:

naziv in opisi produktov,
način pakiranja,
ADR – podatki o prevozu nevarnega blaga,
kemijske lastnosti,
fizikalne lastnosti produktov,
način shranjevanja,
slikovno in video gradivo in
metode merjenja izdelkov (laboratorijske storitve).

Primer prejšnjega stanja pridobivanja podatkov za določen produkt:

Postopek reševanja izziva

Vsak projekt začnemo s tako imenovano raziskovalno fazo, med katero se poglobimo v razumevanje obstoječih procesov upravljanja s podatki, ciljev in izzivov, s katerimi se podjetje srečuje. V sklopu te faze smo s podjetjem Olma izvedli več delavnic, na koncu pa pripravili podroben opis rešitve ter tehnični in funkcionalni načrt projekta. Faza je trajala približno dva meseca. Ekipo, ki je delala na projektu, so sestavljali arhitekt PIM rešitve, tehnični projektni vodja ter lead developer, na strani Olme pa predstavniki odgovornih oddelkov za bogatenje podatkov.

Ta faza je izjemnega pomena za uspešno izvedbo projekta, saj analiza predstavlja trdno podlago za izdelavo prilagojenih rešitev, ki ustrezajo potrebam podjetja.

Zakaj je raziskovalna faza bistvenega pomena za uspešno narejen projekt?

Raziskovalna faza, pogosto imenovana “discovery faza,” je ključni prvi korak pri razvoju kompleksnih projektov, kot je implementacija(Product Information Management) sistema PIM. V tej fazi se izvajajo informativne delavnice, ki so ključnega pomena za pridobivanje potrebnih informacij o podjetju, njegovih procesih, ciljih in izzivih. Cilj te faze je oblikovati predlog izvedbe, ki bo natančno identificiral in izpostavil glavne dejavnike tveganja pri izvedbi projekta ter zagotovil trdne temelje za nadaljnje delo.

Skozi naše bogate izkušnje z vodenjem zahtevnih projektov podobnega obsega se držimo strukturiranega pristopa k raziskovalni fazi, ki vključuje naslednja področja:

Pregled procesov, vezanih na novo aplikacijo/rešitev:
- Analiza trenutnih procesov, ki se nanašajo na pripravo, vodenje in registracijo dokumentov ter produktnih informacij.
- Določanje pravil za objavljanje in obvladovanje vsebine.
Podatkovni model aplikacije:
- Pregled strukture podatkov, popis podatkovnega modela dokumentov in produktnih informacij.
- Definicija atributov in pravil za vsebinsko obogatitev dokumentov.
- Povezovanje podatkovnih objektov ter določanje razmerij in odvisnosti med njimi.
- Mapiranje podatkovnih objektov in določanje pravil za avtomatizacijo procesov.
Zajem podatkov in integracije z zalednimi sistemi:
- Identifikacija in popis vhodnih formatov podatkov ter načrtovanje zajema podatkov.
- Pregled zalednih sistemov in načrtovanje integracij, vključno z načrtovanjem povezovalnih servisov.
Projektni načrt:
- Razvoj tehnične in funkcionalne specifikacije, uporabniških scenarijev, podatkovnega modela, ter načrta za zajem podatkov in integracije.
- Določitev časovnice izvedbe in ocena finančnih stroškov projekta.

Rezultati raziskovalne faze so bogat vir informacij, ki omogoča oblikovanje prilagojenih rešitev, popolnoma skladnih s poslovnimi potrebami podjetja. Faza vključuje serijo delavnic in (ne nujno) tudi intervjujev, skozi katere pridobimo vpogled v poslovanje podjetja, procese, poslovni model, konkurenco in druge ključne dejavnike. Na podlagi teh ugotovitev oblikujemo podroben projektni načrt, ki vključuje popis tehničnih in uporabniških zahtev, časovnico ter finančni načrt.

Tehnična in funkcionalna specifikacija in njen namen

Tehnična in funkcionalna specifikacija je temeljni dokument, ki podrobno opisuje, kako bo PIM sistem upravljal z obvladovanjem in obogatenjem podatkov ter kakšne funkcije bo opravljal. Ta dokument je ključnega pomena za vse udeležence projekta, saj zagotavlja jasno razumevanje tehničnih rešitev in funkcionalnosti, ki jih bo sistem ponujal.

Namen tehnične in funkcionalne specifikacije je:

Celostni pregled rešitve: Dokument ponuja popoln vpogled v dogovorjeno rešitev, vključno z vsemi tehničnimi in funkcionalnimi komponentami, kar omogoča vsem deležnikom in udeležencem projekta, da razumejo, kaj bo projekt vključeval.
Jasna komunikacija ciljev: Specifikacija jasno opredeljuje glavni cilj projekta ter vse ostale cilje, kar omogoča usklajeno delo vseh vpletenih strani.
Jasno začrtana pot za razvoj: Tehnična in funkcionalna specifikacija služi kot vodilo za razvojne ekipe, ki morajo implementirati PIM sistem v skladu z zahtevami in specifikacijami, določenimi v dokumentu.

Z uporabo tehnične in funkcionalne specifikacije kot del projektnega načrta lahko zagotovimo, da bo projekt izveden v skladu z načrti in pričakovanji, s čimer pripomoremo k uspešnosti in učinkovitosti celotnega projekta.

Rešitev

Na podlagi prejetih dokumentov, informacij in vizije podjetja smo implementirali sistem Pimcore, ki skrbi za obvladovanje in bogatenje podatkov. To pomeni, da Pimcore služi kot glavni virresnice za večjezično urejanje opisov, nazivov, slikovnih in video gradiv ter shranjevanje tehničnih podatkov o izdelkih.

S pomočjo Pimcore lahko zaposleni v podjetju Olma enostavno generirajo tehnične liste za različne jezike in različne blagovne znamke, prodajne kataloge za različne metode merjenja ter katalog in nabor vseh metod merjenja, ki jih v podjetju Olma opravljajo.

Podatki, shranjeni v Pimcore, se s pomočjo GraphQL pošiljajo v različne zunanje sisteme za kreiranje nalepk za pakiranja ter industrijskih nalepk. Sistem smo razvili do te mere, da se lahko v prihodnosti te podatke uporabi tudi za druge prodajne namene. To omogoča, da se zaposleni v podjetju Olma znebijo ročnega dela, napak in neskladij med različnimi dokumenti.

Največja prednost rešitve Pimcore je v tem, da lahko podatke urejamo na enem mestu,ti ti podatki pa se nato posodobijo na več različnih mestih.

Shema končnega stanja:

Opis glavnih funkcionalnosti

Dedovanje podatkov

Z vpeljavo Pimcore smo poenostavil delovni proces, predvsem pri pripravi in spremembi opisov za izdelke in različice “glavnega” izdelka. Sistem deluje po principu “dedovanja”. To pomeni, da se z vnosom podatkov na “glavni” izdelek celotna vsebina prenese (deduje) na vse izdelke in blagovne znamke, ki so navedeni pod določenim “glavnim” izdelkom.

Možnost večjezičnega urejanja vsebine

Izziv, s katerim se Olma sooča, je oteženo vzdrževanje vsebine za različne jezike in različne blagovne znamke. Pimcore podpira urejanje vsebin za več kot 13 različnih jezikov in več kot 13 različnih brandov, z enostavno možnostjo razširitve za dodatne jezike in blagovne znamke v prihodnje.

Zagotoviti sledljivost sprememb in shranjevanje verzij

V preteklosti so imeli v podjetju OIma velik izziv s sledenjem spremembam. Pogosto so bili v dilemi, katera verzija dokumenta je prava ter trenutno veljavna. Pimcore omogoča sledljivost spremembam, kar pomeni, da lahko uporabnik vidi, katere spremembe so bile narejene, kdo jih je naredil in kdaj ter ali je bila sprememba objavljena.

Izvoz podatkov

Poskrbeli smo za generiranje natančnejših pdf datotek, ki omogoča tudi oblike s t.i. bleed robom. Prilagojene za tisk – če bi jih tiskar slučajno potreboval.

Vse podatke pridobimo iz Pimcore in iz njih generiramo dokument v PDF obliki. Za vsak produkt smo pripravili tudi arhiv preteklih generiranih datotek.

“S storitvami PIM sem izredno zadovoljen, saj nam je bila dodeljena ekipa, ki hitro dojame naše želje in jih zna ustrezno uresničiti. Tukaj je poudarek na ustrezno, saj nas kdaj celo presenetite z rešitvijo, ki za korak ali dva presega naša pričakovanja.

Obenem sem vesel, da ste prav vi tisti, ki nas spodbujate, da projekt premikamo naprej, ga čim prej zaključimo in začnemo uživati v sadovih našega dela.

Najpomembnejše, kar bo nam prinesel PIM, so na enem mestu strukturirani podatki o izdelkih in dejstvo, da se bo določena informacija po urejanju posodobila prav na vseh mestih (na tehničnih listih, varnostnih listih, nalepkah …).“

Aleš HrobatBusiness Development Manager

Nejc Popit

Projektni vodja

Implementacija sistema Pimcore za obvladovanje informacij

Izziv

Cilj

Postopek reševanja izziva

Zakaj je raziskovalna faza bistvenega pomena za uspešno narejen projekt?

Tehnična in funkcionalna specifikacija in njen namen

Rešitev

Opis glavnih funkcionalnosti

Izvoz podatkov

Deli

Nejc Popit

Projektni vodja

Ne spreglej sorodnih člankov

Digitalna preobrazba spletne trgovine ni enostavna, je pa nujna

Je vaše spletno mesto dostopno vsem?

Vse poti vodijo v Škofjo Loko