Na spletu je ogromno raznih brezplačnih orodij, ki vam lahko pomagajo pri boljši organiziranosti in zmanjševanju stroškov poslovanja, največji problem pa je najti pravo rešitev. Zagotovo je ena izmed boljših brezplačnih rešitev uporaba Google Apps, ki pa jo lahko nadgradite tudi v plačljivo različico s še večjo uporabnostjo.

Google Apps

Google Apps je neke vrste Gmail za poslovne uporabnike, razlika je le v tem, da za elektronski naslov lahko uporabite svojo domeno, npr. namesto info.spletnastran@gmail.com (Gmail) lahko uporabite info@spletnastran.si  (Google Apps). Z Google Apps računom potem lahko uporabljate vse storitve, ki ste jih uporabljali že z Gmail računom, kot so npr.:  Google koledar, dokumenti, kontakti, strani itd., poleg tega pa imate možnost povezovanja teh storitev s produkti, ki so vam na voljo na Google Apps tržnici. Teh je res ogromno in lahko naredite dobesedno kar hočete.

Podjetja imajo vedno neko vodstvo, ki nadzoruje vse skupaj in večje kot je podjetje, več je nivojev. Za to je v Google Apps-ih lepo poskrbljeno z različnimi pravicami:

  • Super admin – nadzorovanje vseh storitev in uporabnikov
  • Groups admin – dovoljenje za upravljanje skupin
  • User management admin – upravljanje uporabniških računov, razen administratorskih
  • Help desk admin – vpogled v podatke o uporabnikih, razen administratorjev
  • Service admin – dostop do Google Apps storitev znotraj domene in urejanje le teh

Z naštetimi nivoji lahko posamezni osebi preprosto določimo odgovornost za posamezen oddelek. Več o nastavljanju nivojev si lahko preberete v vodiču.

Če pa se osredotočimo na Google apps kot aplikacijo za e-pošto, bi izpostavil nekaj pomembni prednosti pred konkurenco:

1. Varnost

Kot vse Googlove storitve je tudi pri tej za varnost zelo dobro poskrbljeno in je precej manjša možnost da pride do zapletov, kot na primer če bi imeli svoj ali najet strežnik ter tam e-pošto.

2. Filtri za neželeno pošto (spam filters)

Nihče drug nima toliko podatkov o spamu, kot jih ima Google in prav zato so njihovi filtri za neželeno pošto bržkone daleč najboljši na svetu. Brez dodatnih nastavitev!

3. Iskanje

Gmail ima ogromno možnosti za iskanje po svojem predalu, o katerih smo že govorili v prispevku “Gmail napredno iskanje“. Če imate sporočila ločena po mapah, pa je to še toliko lažje in lahko sporočila res hitro preiščete.

Na voljo sta vam dve Google Apps različici, in sicer brezplačna ter plačljiva.

Kaj nudi brezplačna različica?

Poleg zgoraj naštetih storitev brezplačna različica omogoča tudi:

  • Integracijo elektronske pošte s poštnim odjemalcem kot sta npr. Microsoft Outlook ali Mozilla Thunderbird
  • Enostavna sinhnorizacija s pametnim telefonom.
  • Google skupine, ki jih lahko ustvarite po skupnih domenah ali oddelkih, npr.: optiweb skupina (vsi ki imajo @spletnastran.si), skupina za oddelek optimizacije (seo@spletnastran.si)
  • Skupno uporabo koledarjev, kontaktov, dokumentov in ostalih storitev za vse uporabnike, ki imajo elektronski naslov podjetja (@spletnastran.si)
  • Nastavitev logotipa podjetja, namesto logotipa Googla.

Brezplačna različica je omejena na 10 uporabnikov, kar bo seveda zadostovalo za večino manjših podjetij. V kolikor boste želeli več uporabnikov, boste morali kupiti plačljivo verzijo. Pa si poglejmo katere dobrote nudi le ta.

V podjetju Optiweb uporabljamo Google Apps, uporabo pa priporočamo tudi vsem ostalim.

Kaj nudi plačljiva različica?

Prednosti plačljive različice so:

  • Neomejeno število uporabnikov
  • Vsak uporabnik ima elektronsko pošto omejeno na 25 GB (v brezplačni verziji 10 GB)
  • 24/7 podpora s strani Googla
  • Garantiran 99,9% dostop do vseh podatkov in storitev
  • Google Apps po meri – vse mogoče nastavitve računov, logotipov, barv itd.

Katero različico uporabljati?

V kolikor ne potrebujete velikega števila uporabnikov in vam je 10 GB prostora po uporabniku dovolj, je nakup plačljive različice skoraj da nepotreben, v nasprotnem primeru pa nujen.

Ena izmed velikih prednosti Google Apps je ta, da omogoča veliko več kot marsikateri ponudniki poslovnih elektronskih računov, poleg tega pa je Google Apps še precej cenejši oz. zastonj.

Uporabni dodatki

  • Backupify: Če vas skrbi izguba podatkov, lahko uporabite tudi ta plačljiv dodatek za Google Apps, ki dnevno naredi varnostno kopijo podatkov vašega Google Apps računa. Dodatek je uporaben predvsem zaradi človeških napak s katerimi lahko izgubimo določene podatke.
  • TripIt: Brezplačen dodatek s katerim lahko preprosto organizirate vaša službena potovanja in v realnem času vidite kje se nahaja vaš sodelavec, nadrejeni itd. – odvisno od nastavljenih pravic.
  • Gbridge: Brezplačen dodatek, ki zajema tri storitve: EasyBackup (varnostne kopije), DesktopShare (za preprosto tehnično pomoč), SecureShare & AutoSync (izmenjavanje datotek v skupini)

Po želji vam Google Apps vzpostavimo tudi mi, če pa bi želeli poenostaviti tudi ostale poslovne procese, vam lahko izdelamo spletno aplikacijo po meri.

Pomembno

Google vam avtomatsko izbere Free Trial plačljive verzije, katero je seveda potrebno potem tudi plačevati. Temu se lahko izognete na dva načina:

  • Če Google Apps-a še niste vzpostavili, to storite preko te povezave, kjer pri Google Apps Free različici (skrajno leva) izberete ‘Start Now’.
  • Če ste Google Apps že vzpostavili, pa morate spremeniti različico. Najprej si preberite kaj boste s to spremembo izgubili, potem pa spremenite v brezplačno različico Google Apps.
Deli

Miha Lavtar

Direktor

Ustanovitelj in direktor Optiweba, ki je svojo podjetniško pot pričel pri rosnih 19 letih. Moja vizija je razvijanje podjetij s srcem in dušo, kar mi je prineslo že 5 nagrad za dobre kadrovske prakse.